Table of Contents

التكلفة المغفلة للتدخلات المستمرة

وفي مكان عمل متصل اتصالاً بالشبكة، أصبحت الإخطارات بمثابة المكافئ الرقمي لجهاز قياس على الكتف، إلا أنها تحدث عشرات مرات في اليوم، وأحياناً مئات المرات، وهذه الظاهرة، التي كثيراً ما تسمى " الإرهاق " ، لا تقتصر على الموظفين المزعجين؛ بل إنها تضعف الأداء المعرفي، وتزيد معدلات التنبيه، وتضعف القدرة على اتخاذ قرارات سليمة، وعندما يستدعي الأمر توجيه الانتباه إلى مدير أعمال الرخاء.

فهم الإنذار ضد الضرورة

الخطوة الأولى نحو إدارة الإنذارات هي الاعتراف بعدم وجود جميع الإخطارات على قدم المساواة، وعدم تنافس أي من الإخفاقات في النظام الأساسي أو تحديث الوضع ذي الأولوية الدنيا على نفس النطاقات العقلية، كما أن " إيزنهاور " ، وهي أداة تقليدية لإدارة الوقت، تقدم عدساً مفيداً: تصنيف كل إنذار على أنه متساهل وهاما [FLT:]:

بناء نظام ذي أولوية

وفي الممارسة العملية، تترجم هذه المصفوفة إلى ثلاثة مستويات إنذار، وتشمل المرحلة الأولى حالات إنذار تتطلب حدوث انتهاكات أمنية فورية أو حالات انقطاع في الخدمة أو حالة طوارئ طبية، حيث تغطي الفئة الثانية البنود التي تحتاج إلى استجابة ذات يوم، ولكنها لا تشمل حالة فورية، مثل تصعيد العملاء أو تذكير الموعد النهائي، ويتضمن الإطار 3 كل شيء آخر: تحديثات روتينية، تقارير آلية، أو إخطارات وسائط الإعلام الاجتماعية، وذلك بإسناد كل نوع من أنواع الإنذارات ذات الأولوية في نظام الإخطاراتكم.

دور قواعد تصعيد الإشعار

ويمكنك منابر عديدة للرصد وإدارة الأسطول (مثل Directus) أن تصادر قواعد التصعيد، مثلا، إذا لم يعترف بتنبيه من الدرجة الأولى خلال خمس دقائق، يمكن للنظام أن يخطر مستجيب احتياطي، ويمنع وضع هذه القواعد في المقدمة من تجاهل الإنذارات المنخفضة الخطورة ومن أن تنعكس في الحملات العقلية.

أدوات إدارة الإخطارات

نظم التشغيل الحديثة والتطبيقات توفر ضوابط قوية للإخطارات التلاعبية بدلاً من القتال يحذر المرء واحداً تلو الآخر، يُشكل أجهزةك للتعامل معها في المصدر

صانعو الأفلام على مستوى المنظومة

وقد سمح لكم، خلال أيام العمل المشغولة، باستخدام هذه الأدوات لحجب جميع الإخطارات باستثناء تلك الواردة من أدوات العمل الأساسية (مثلا، لوحة إدارة الأسطول أو خط مباشر من مشرفكم) أما عن الأجهزة المحمولة، فتتيح لأجهزة الإخطار الملخصة التي تصدرها المؤسسة أن تحجب جميع الإخطارات عن جميع الجهات، وتسلمها في أوقات الصمت السابقة.

مجموعة التطبيقات السريعة

وفي إطار التطبيقات الحاسمة للبعثة، يحفرون في أفضليات الإخطارات، فعلى سبيل المثال، يسمحون لك بوضع جداول زمنية للإخطارات العرفية وتنبيهات الكلمات الرئيسية، ويسمح لك الزبائن، مثل التوقعات أو البريد الإلكتروني، بوضع قواعد تنقل تلقائياً بعض الإنذارات إلى ملف " استعراض لاحق " ، وبالنسبة لمنابر إدارة الأسطول ، أن تستخدموا ببساطة الضجيج المثير الذي ناقشته منظمة فليت كومبلفي [FLT]:

الاستخدام الاستراتيجي لأسلوب دو لا يزعج

" لا تزعج " أكثر من سمة وقت النوم، وعندما يتم نشرها عمدا، تصبح مرساة للإنتاجية.

Scheduling DND Blocks

تحديد ساعات عملك المعرفية القصوى - في الوقت الذي تقوم فيه بأفضل أعمالك العميقة - بالنسبة لمعظم الناس، هذه هي الساعات الأولى من ساعتين إلى ثلاث ساعات من يوم العمل، وأثناء هذه النافذة، تنشط الدائرة على جميع الأجهزة، وإبلاغ فريقكم بأنكم في " حجرة محورية " وأن المسائل العاجلة ينبغي معالجتها عن طريق قناة اتصال ثانوية (مثلاً مكالمة هاتفية أو صنبور مادي على الكتف).

إيجاد استثناءات من الإنذارات الحرجة

وبطبيعة الحال، وحتى أثناء وجود مجموعات تركيز، لا يمكن أن تنتظر بعض أجهزة الإنذار، فأغلبية وسائل التنبيه تسمح لك بخلق استثناءات، مثلا، مما يسمح بالاتصالات من قائمة " المطاعم " أو الإخطارات من أجهزة محددة، وبالنسبة لمرسلي الأسطول، قد يكون تطبيق إدارة الأسطول هو الاستثناء الوحيد المسموح به أثناء إدارة الـ دي.

تجهيز بطاقات الإنذار المبرمجة

رد فعل لكل إنذار لحظة وصوله يُحدث عقوبة مستمرة في تغيير السياقات، وتُظهر البحوث التي أجريت من جامعة كاليفورنيا، إيرفين، أن الوقت يستغرق 23 دقيقة لإعادة التركيز بعد انقطاع، والصيد هو الترياق.

الوقت يُثبّتُ استعراضكَ

وبدلا من التحقق باستمرار من الإخطارات، يحدد فترات محددة لاستعراض الإنذارات، فعلى سبيل المثال، يستغرق كل 90 دقيقة 10 دقائق لفحص جميع الإنذارات المتراكمة، وتجهيز المواد 2، وفصل النوافذ 3، وتجاهل جميع الإخطارات غير الحرجة، وهذه التقنية، التي كثيرا ما تسمى " الملاك الزمني " ، تعمل بشكل جيد عندما تقترن بعمليات الكسر التي تجرى في 25 دقيقة، حيث تتابعون عمليات التنبيه.

تجهيز البطاقات لـ (فريق الرصاص)

وإذا ما تدبرتم أمر فريق، فإنكم تنظرون في وضع سياسة " ساعات الراحة " يوافق الفريق فيها على عدم إرسال رسائل غير معتادة خلال ساعات معينة، بل يمكنهم بدلا من ذلك أن يتساءلوا عن الأسئلة أو التنبيهات في وثيقة مشتركة أو قناة سلاكية مخصصة تستعرضونها في أوقات محددة، ويحترم هذا النهج وقت تركيز الجميع ويقلل من موجة المد التي تصيب أيام الانقطاع في الوقت الحقيقي التي تصيب أياما مشغولة.

تنظيم الإنذارات من قبل الكونتكت والقناة

وعندما تصل الإنذارات إلى منحدر، فإن طاقة المخ تُقرّر أيّ مجال ينتمي إليه، ففصل الإنذارات عن السياق يجعلها أسرع وأقل تصريفاً.

العمل مقابل الانفصال الشخصي

وإذا لم تكن لديكم بالفعل، يجب أن تُبقي الإخطارات المهنية والشخصية على أجهزة منفصلة تماما أو على صور مجزأة جيدا، فثمة هواتف كثيرة تدعم الآن ملامح العمل التي تعزل أجهزة العمل وإخطاراتها، وعندما تكونون في سياق عمل، تتحولون إلى ذلك الشكل، وعندما تكونون خارج الوقت، تصمتون تماما، وهذا الفصل يحول دون نزيف العمل إلى وقت شخصي والعكس بالعكس.

تجميع حسب المشروع أو النظام

في حالة تنبيهات العمل، استخدام الملفات أو العلامات أو القنوات لإخطارات المجموعات حسب المشروع أو الزبون أو النظام، مثلاً إنشاء فئة " إنذارات " ، وفئة " رصد عن بعد " ، وفئة " مهام أمينية " ، وعندما تُنبهات عملية الدفع، تعالج فئة واحدة في وقت ما، وهذا الاختلال السياقي يخفض من رأس العقل المعنوي ويساعدك على الاستجابة.

عمليات الإنذار الآلي والملفات

التلقائية هي المضاعف النهائي للقوة لإدارة الإخطارات، بإمتلاك آلات التعامل مع الروتين، حرّر نفسك للإستثنائي.

استخدام محطة إي إف تي تي تي وزابيير للتنبيهات الروتينية

وإذا كان التنبيه يحفز على وجود بيانات قابلة للتنبؤ مثل قطع الأشجار، أو يرسل موجزاً بريدياً، أو ينشئ مهمة في أداة إدارة المشروع التي تملكونها، فعلى سبيل المثال، يمكن أن يؤدي إنذار منخفض الوقود من مركبة أسطول إلى توليد تذكرة لفريق الصيانة تلقائياً، وتربط أدوات مثل محطة إي تي تي تي تي تي تي وزابير مئات الأجهزة دون كتابة خط رمز. As Zapier own note guidelines on notification.

صُنع وتعلم الذكاء

فالنظام المتطور للتنبيهات يستخدم الآن التعلم الآلات لتحديد الأنماط، فعلى سبيل المثال، يمكن أن يتعلم أن بعض الإنذارات لا تتخذ أبدا إجراء بشأنها أو تخفضها تلقائيا، كما أنه يمكن أن يكتشف متى يكون الإنذار جزءا من نمط تكراري ويوقف تكرارا لاحقا، وإذا كانت أدواتكم تدعم هذه السمات، فإنه يمكن ذلك، وإلا، أن يخلق رشحا يدويا يستند إلى بياناتكم الخاصة بالاستجابة التاريخية: إذا لم تعالجوا نوعا محددا من أنواع الإنذار في الشهر الماضي، إما أن تقوموا بإزالة هذه المواصفات أخرى.

التقنيات النفسية للحد من الانتفاع

إن إدارة الإنذارات هي بمثابة إنضباط عقلي كجهاز تقني، ويمكن أن يؤدي اعتماد بعض العقول إلى تخفيف الضغط الذي يأتي مع شوارع الإخطارات.

" بينغ - فرست "

تدريب نفسك على معالجة حالات التنبيه كأصناف يجب معالجتها، لا الرد عليها، وعندما ترى إخطاراً، بدلاً من الرد فوراً، تقرر أولاً ما يتطلبه الأمر: الفعل أو المندوب أو الجدول الزمني أو حذف هذه الخطوة النفسية المقسمة الثانية تكسر رد فعل الفلفلوفي دون تفكير، ومع مرور الوقت، تصبح تلقائية وتخفض إلى حد كبير سرعة الرد على كل عملية.

قبول التغطية غير السليمة

إن المنظمة البحرية الدولية )خوف فقدان الوعي( تثير الكثير من القلق، وتقبلون أنكم ستفوتون أحيانا إنذارا غير حرج، وهذا مقبول، ومندوبون مسؤولون احتياطيون، إذا ما تم تجاهل حالة الإنذار الحرجة بطريقة ما، فإن شخصا آخر سيلحق بها، وعندما تثقون بنظام التصعيد وفريقكم، فإن الإكراه على رصد كل قناة ٢٤/٧ يتلاشى.

إدارة الإنذار التعاوني للأفرقة

وعند إدارة الإنذارات في بيئة الأفرقة، لا تكفي الاستراتيجيات الفردية، ويجب على الفريق أن يضع قواعد وأدوات مشتركة.

تحديد " الوريث " كفريق

عقد اجتماع لفريق لتحديد ما يشكل إنذاراً من الدرجة الأولى، ونشأ العديد من النزاعات لأن " المعالج " لشخص ما هو " المخبر السابق " الآخر يوثق المعايير - على سبيل المثال، أي إنذار يمكن أن يسبب خروجاً على عملاء، أو خطراً على السلامة، أو عدم التقيد بالموعد التنظيمي - ثم إنفاذ أي إنذار يُغفل عن هذه المعايير يجب إرساله عبر قناة غير وسيطة (مثل البريد الإلكتروني أو تحديث الحالة).

استخدام مصفوفة تصعيد

وتُخرج مصفوفة التصعيد الرسمي من يتعامل مع نوع الإنذار خلال أي ساعة، بما في ذلك الدعم، وخلال الأيام المشغولة، عندما يُنبه العديد من الحرائق في وقت واحد، تمنع المصفوفة ازدواجية الجهود وتضمن أن يكون كل إنذار صادرا عن شخص ما، وبالنسبة لعمليات الأسطول، يقدم دليل إنذارات الأشخاص الغواتيمالي أمثلة عملية عن كيفية تنظيم تدفق عمل تصاعدي يحافظ على سير العمليات بسلاسة.

ساعات هادئة مشتركة

تنفيذ ساعات هادئة على نطاق المنظمة يتم خلالها وقف الإنذارات غير الأساسية، ويمكن أن يكون ذلك أول ساعتين من الصباح أو خلال فترات العمل العميق المكرس، وهناك أدوات عديدة لإدارة المشاريع تدعم الآن " طريقة التركيز " التي تضفي على إخطارات الفريق بأكمله خلال هذه النوافذ، وعندما يكون الجميع على نفس الجدول، يتناقص إغراء كسر الصمت بدرجة كبيرة.

رصد وترتيب استراتيجية إنذارك

لا توجد استراتيجية مثالية من اليوم الأول، المفتاح هو معالجة نهج إدارة الإنذار الخاص بك كنظام متطور تصقله استنادا إلى البيانات.

مراجعة سجل الإخطار

في نهاية كل يوم من الأيام المشغولة، تقضي خمس دقائق في مراجعة سجل الإخطارات الخاص بك، أي تنبيهات قمت بها فعلاً؟ أيهما تجاهلت؟ أيهما سبب تحولاً غير ضروري؟

تعديل المعالم

ومع تغير حجم العمل، قد تحتاج العتبات بالنسبة للطوابق 1 و 2 و 3 إلى تعديل، وقد يكون ما هو حاسم خلال نافذة الصيانة روتينيا أثناء العمليات العادية، حيث يُعد تذكيرا متكررا (بعد ربع أو بعد أي تغيير رئيسي) لاستعراض تعاريفكم للإطارات وقواعد التصعيد، مع الاحتفاظ بها موثقة وإبلاغها إلى أي أعضاء في الفريق يشاركون في نفس قنوات الإنذار.

البحث عن التغذية

إذا قمت بإدارة فريق ما، اسأل أعضاء الفريق عما إذا كان نظام إدارة الإنذار الحالي يساعد أو يعيق، فقد يكون لديهم أفكار عن حالات الإنذار التي تكون مزعجة أو مزدوجة أو غير مصنفة، وثقافة التحسين المستمر حول النظافة الصحية للإخطار تمنع من التنبيه إلى التسلل إلى الوراء.

وضعه معاً: مخطط يوم عمل مشغول

وهنا، وضع خطة تدريجية لتطبيق الاستراتيجيات المذكورة أعلاه في يوم هش بصفة خاصة:

  1. ]Prepare the night before.] Review the next day’s scheduled alerts and mute or reschedule any that are not critical. Set your DND schedules for the next morning’s focus block.
  2. في بداية اليوم، جهزوا أي تنبيهات ليلية في دفعة 10 دقائق، نظفوا صينية إخطاركم بالكامل حتى تبدأوا بالجديد
  3. Activate focus mode.] During your first 90-minute deep-work session, enable DND with only Tier 1 exceptions allowed.
  4. مراجعة الحسابات عند نقاط الكسر.] بعد دورة تركيزك، تأخذ فترة راحة مدتها 10 دقائق وتجهز جميع إنذارات النمور 2 و3، وتستخدم الكمية ذات الأولوية لتحديد ما ينبغي التعامل معه فوراً ضد التأجيل.
  5. Delegate aggressively.] During busy periods, anything that can be handled by someone else should be assigned immediately. Use functioning rules to auto-assign where possible.
  6. End with a cooldown.] At the end of the day, do a 5- minutes audit of your notification log. Identify one improvement for tomorrow.

الاستنتاج: استرح انتباهك

إن إدارة التحذيرات المتعددة خلال الأيام المشغولة لا تتعلق بالاستجابة بسرعة، بل يتعلق بتصميم نظام يحترم اهتمامكم المحدود، وبإعطاء الأولوية للتنبيهات، وتعبئة نظام التشغيل وأدوات التطبيق، باستخدام استعراضات التعبئة الاستراتيجية، والتصنيف حسب السياق، وترتيب الاستجابات الروتينية، والتعاون بشأن المعايير المشتركة، يمكن أن تخفف من حدة الفوضى، بل إن النتيجة ليست زيادة الإنتاجية فحسب بل هي إحداث تغييرات في مستوى الوعي وتدرجاً.