Table of Contents

فهم أهمية جمع البيانات في مجال الاهتمام

إن دقة البيانات داخل الرعاية الصحية هي أساس توفير الرعاية الصحية المأمونة والفعالة والفعالة والكفؤة، وعندما تكون بيانات المرضى دقيقة ومكتملة، يمكن للمستوصفين اتخاذ قرارات مستنيرة، والحد من مخاطر الأخطاء الطبية، وضمان استمرارية الرعاية، ومن ناحية أخرى، يمكن أن تتحول البيانات غير الدقيقة إلى نتائج خطيرة: حالات سوء تقدير، وحالات مخدرات ضارة، واختبارات مزدوجة، واحتيال، وعدم امتثال المنظمات المعنية بالرعاية الصحية

ولا تشكل دقة البيانات إلا بعدا واحدا، بل تتطلب يقظة مستمرة، كما أن بيانات الرعاية الصحية تتدفق من مكاتب التسجيل ومراكز التمريض إلى مكاتب فواتير ومختبرات خارجية، وتستحدث كل نقطة اتصال إمكانية للخطأ، وبدون ممارسات قوية، يمكن أن تصبح البيانات مجزأة أو قديمة أو غير متسقة، ومن خلال فهم أسباب الدقة وتنفيذ استراتيجيات ثابتة، يمكن للمنظمات حماية مرضاها وسمعتها، وخطها الأدنى.

الممارسات الفضلى الأساسية للحفاظ على الاستحقاق

وتوفر أفضل الممارسات التالية إطارا عمليا لضمان أن تظل بيانات الرعاية الصحية موثوقة طوال دورة حياتها، وتستمد هذه التوصيات من معايير الصناعة، والمتطلبات التنظيمية، والخبرة الحقيقية للعالم في مجال الرعاية الصحية، وتعالج كل ممارسة ضعف محدد في خط البيانات، بدءا من الدخول الأولي إلى التخزين والمحفوظات في الأجل الطويل.

إجراء مراجعة منتظمة للبيانات

(ب) ينبغي أن تدرس مراجعة البيانات الروتينية، وأن تتوافق مع المعايير المحددة مسبقاً، وعلى سبيل المثال، يمكن أن تفحص مراجعو الحسابات الرسميون للمصابين بالمصابات في السجلات الدوائية أو قوائم الأدوية غير المتطابقة.() ويمكن لأدوات المراجعة الآلية أن تبين وجود أوجه شاذة في الوقت الحقيقي، ولكن عمليات الفحص اليدوية التي يقوم بها الموظفون المتدربون على مراجعة الحسابات تتسم بنفس القدر من الأهمية بالنسبة للكشف عن الأخطاء في وثائق الاختبار.

تنفيذ بروتوكولات موحدة لإدخال البيانات

ويقلل التوحيد من التغيُّر من خلال اشتراط أن يتبع جميع المستخدمين نماذج موحدة للتواريخ والأسماء والتشخيصات ومدونات الإجراءات، كما أن استخدام نماذج التواريخ الموحَّدة للبرمجيات (YY-Y-MMMDD) يؤدي إلى تحسين التواؤم بين البيانات المتعلقة بالبرمجيات، ويحد من أوجه التطابق بين البيانات المتعلقة بالبرمجيات، ويحد من أوجه القصور اليدوية.

توفير التدريب الشامل للموظفين

وحتى أفضل الأدوات هي التي لا يمكن أن يستعملها الأشخاص، فالتدريب المستمر يكفل لجميع الموظفين - من القائمين على التسجيل في مكتب أمامي إلى مقدمي الخدمات السريرية - أن يتفهم أهمية دقة البيانات وأن يعرف كيفية تحقيقها، وينبغي أن يشمل التدريب إجراءات إدخال البيانات، وعواقب عدم الدقة، وكيفية استخدام سمات التحقق داخل نظام الرعاية الصحية.

شهادات تقدير الأداء والتألق

ويمكن أن تؤدي عمليات التحقق من صحة البيانات التي تُجرى في إطار أخطاء المصيد في منطقة كارلينك عند نقطة الدخول، إلى منع دخول البيانات السيئة إلى النظام، وتشمل أنواع التحقق من النطاقات (مثلاً، قيم ضغط الدم بين 50 و300)، وعمليات التحقق من الشكل (مثلاً، أرقام الهاتف التي تضاهي 10 أرقام)، وعمليات التحقق من مدى اكتمال العمليات (مثلاً، لا يمكن أن تترك الحقول المطلوبة واضحة).

حافظ على سجلات التحديث

فالعناوين والتغطية والتدبير والتحسيس تتطلب جميعها تحديثات في الوقت المناسب، ويمكن أن يؤدي السجل العديم إلى عدم وجود اتصالات أو رفض في فواتير أو تفاعلات خطيرة في مجال المخدرات، وينبغي أن يتضمن نظام التكهن المهني الذي يدفع الموظفين إلى التحقق من المعلومات في كل لقاء للمرضى، على سبيل المثال، ويطالب " بتغيير عنوانك " أثناء عملية الفحص.

ضمان معالجة البيانات ومراقبة الوصول

(ج) أن يكون الوصول غير المأذون به، أو الحذف العرضي، أو التعديل الخبيث، قد يفسد حتى أكثر مجموعات البيانات احتفاظاً؛ ويضمن تنفيذ ضوابط الدخول القائمة على الدور أن المستعملين لا يستطيعون سوى النظر في البيانات اللازمة لمهامهم الوظيفية أو تعديلها؛ وعلى سبيل المثال، لا ينبغي أن يكون لدى كاتب الفواتير القدرة على تغيير الملاحظات السريرية، وينبغي ألا يكون بإمكان الطبيب أن يتعقب مسار المراجعة المالية.

Leveraging Technology and Tools to Support Accuracy

وتوفر تكنولوجيا الرعاية الصحية الحديثة معونات قوية للحفاظ على دقة البيانات، وعندما تكون هذه الأدوات متكاملة مع برنامج الرعاية الصحية، فإنها يمكن أن تُؤمِّن العديد من المهام اليدوية التي تُحدث أخطاء، مع توفير التغذية المرتدة في الوقت الحقيقي للمستعملين، وتُبيِّن الفروع التالية تكنولوجيات محددة وكيفية تحسين جودة البيانات في بيئة الرعاية.

أدوات التقييم الآلي ونوعية البيانات

ويمكن أن تقوم برامجيات نوعية البيانات المخصصة برصد قاعدة بيانات " كيرلينك " باستمرار عن أوجه عدم الاتساق، والقيم المفقودة، والدخلات البعيدة المدى، وتولد هذه الأدوات لوحات وتنبيهات تتيح لمديري البيانات معالجة المسائل بصورة استباقية، وتتضمن بعض الحلول التعلم الآلي لكشف أنماط الخطأ، مثلاً، مع تحديد هوية مستخدم معين يُدخل باستمرار في مجموعات من أدوات إعادة التصحيحات غير المستقرة.

التكامل مع السجلات الصحية الإلكترونية

ويمكن أن تستخدم منظمات الرعاية الصحية كثيرة الرعاية الصحية في إطار نظام إيكولوجي أوسع نطاقاً للموارد البشرية، ويقلل التكامل بين النظم من الحاجة إلى تكرار إدخال البيانات ويكفل تدفق المعلومات تلقائياً من وحدة إلى أخرى، وعلى سبيل المثال، عندما تقوم عيادة بتحديث قائمة الأدوية في نظام إدارة الموارد البشرية، فإن هذا التغيير ينبغي أن يعكس على الفور في نظام الرعاية دون إعادة توجيه يدوي.

منابر إدارة البيانات ومؤشرات المرضى الرئيسيين

ويمكن أن يساعد برنامج إدارة البيانات أو مؤشر المصاب الرئيسي في المؤسسة على الحفاظ على دقة البيانات عبر النظم المتفرقة، وهذه البرامج تخلق نظرة غير مؤكدة لكل مريض، تربط السجلات من نظام " كارلينك " ، وفواتير، ومختبر، وعلم الأشعة، ومصادر أخرى، وتستعمل مقاييس متوافقة مع التدفقات المحتملة لتحديد الازدواجات ودمجها بشكل صحيح، مما يقلل من خطر الاصطدام أو المتضارب في المعلومات.

بناء إطار لإدارة البيانات

وأفضل الممارسات والتكنولوجيا هي الأكثر فعالية عندما يدعمها برنامج رسمي لإدارة البيانات، فالإدارة تحدد السياسات والأدوار والعمليات اللازمة للحفاظ على دقة البيانات على المدى الطويل، وتحوّل دقة البيانات من نشاط قائم على أساس مخصص إلى نظام مؤسسي، وتشكل العناصر التالية دعائم إطار قوي للإدارة.

تحديد السياسات والمعايير الواضحة

وينبغي لمجلس إدارة البيانات أن يضع سياسات مكتوبة تشمل ملكية البيانات، وعتبات الجودة، والاستخدام المقبول، وإجراءات الإصلاح، ويجب أن تكون هذه السياسات متسقة مع المتطلبات التنظيمية )هيبا، الناتج المحلي الإجمالي، إذا كان ذلك منطبقاً( والأهداف التنظيمية، وعلى سبيل المثال، قد تحدد السياسة العامة أن جميع الميادين الديمغرافية للمرضى يجب التحقق منها مرة واحدة على الأقل كل ١٢ شهراً، وأن أي تضارب يتجاوز التسامح المحدد يجب أن يتصاعد إلى نظام معزز للبيانات،

الأدوار والمسؤوليات

ولا يمكن تحقيق دقة البيانات دون مساءلة واضحة، وتشمل الأدوار المشتركة توجيه البيانات، الذي يكون مسؤولا عن نوعية البيانات داخل نطاقه (مثلا إدارة البيانات السريرية، وإدارة البيانات المالية)؛ وأميني البيانات الذين يديرون الجوانب التقنية مثل إدارة قواعد البيانات؛ ومالكي البيانات، الذين عادة ما يكون لهم سلطة نهائية على أصول البيانات، وينبغي أن يكون لكل دور واجبات محددة، واحتياجات تدريبية، ومقاييس للنجاح.

مواصلة الرصد والتحسين

فإدارة البيانات ليست مشروعاً واحداً؛ بل تتطلب قياساً وصقلاً مستمراً، إذ يمكن للمؤشرات الرئيسية للأداء، مثل معدلات الخطأ، والنسب المئوية لإكمال البيانات، والوقت الممتد إلى مرحلة الفرز، أن تُتتبّع شهرياً، ويمكن أن يكشف تحليل الأخطاء المتكررة عن مشاكل عامة - مثلاً، وتفاعل مختلط بين المستعملين يؤدي في كثير من الأحيان إلى سوء الاختيار، وينبغي أن يشمل إطار الإدارة عملية لتحسين القيمة بالنسبة إلى إجراء تغييرات واختبارها.

تفعيل عملية جمع البيانات: الخطوات العملية لفريق الرعاية

وفي حين أن الإدارة والتكنولوجيا توفران الهيكل، فإن الإجراءات اليومية للموظفين العاملين في الخطوط الأمامية هي التي تعيش فيها صحة البيانات حقا، ويستلزم إدخال الدقة في مسارات العمل اليومية توجيها واضحا وأدوات داعمة، ويمكن إدماج الخطوات العملية التالية في العمليات الروتينية داخل منطقة كارلينك.

توحيد تحديد هوية المرضى في التسجيل

وقد نشأت أخطاء كثيرة في البيانات عند نقطة التسجيل، وتنفيذ سياسة لتحديد هوية المريضين (مثل الاسم الكامل زائد تاريخ الميلاد) قبل وضع أي سجل، واستخدام محدد هوية للمرضى الوطنيين إذا كان متاحا في بلدكم، والسماح للموظفين بتفتيش قاعدة البيانات القائمة بحثا دقيقا لتجنب تكرار الإنشاء، ويمكن أن يؤدي الكشف الفعلي المزدوج مع الإنذار قبل توفير سجل جديد إلى تقليل عدد الموظفين الذين يحق لهم تسجيل طلباتهم للتحقق من صحة المعلومات.

مجموعة أوامر الاستخدام والتسلسل الزمني لإدخال البيانات السريرية

:: الحد من الدخول المجاني عن طريق توفير مجموعات نظامية قائمة على الأدلة ونماذج منظمة للظروف والإجراءات المشتركة، مثلاً، يمكن أن يشمل نموذج إدارة السكري ميادين للارتقاء بالهكتارين، وجلوكو الدم، والتكييفات الطبية، وتقليص الأعباء المعرفية على المستوصفين، وإنفاذ عمليات التقاط البيانات المتسقة، ووضع نماذج للوصلات اللازمة لتحسين التكوين الاستباقي للوثائق.

تنفيذ الإنذارات المتعلقة بالوقوف الحقيقي للسيارات المحتملة

ويمكن تشكيل العناية اللازمة للتنبيه إلى الحالات التي تبدو فيها البيانات غير متسقة أو خارج النطاق، وعلى سبيل المثال، إذا كان عمر المريض أكثر من 120 عاما أو كانت قيمة المختبر عالية بشكل حاسم، ينبغي أن يبرز النظام الدخول إلى مرحلة الاستعراض الفوري، وينبغي أن تكون هذه الإنذارات قابلة للتنفيذ، وأن توجه المستعمل لتصحيح البيانات أو تأكيدها، وقد يؤدي تجنب الانذار عن طريق تدوين العتبات والسماح بالقمع للاستثناءات المعروفة.

:: إجراء دفاتر نظيفة للبيانات

(أ) تنظيم أحداث دورية (مثلاً فصلية) لتنظيف البيانات، حيث تقوم الأفرقة المعينة باستعراض وتصحيح المسائل المعروفة، وقد يشمل ذلك دمج سجلات المرضى المزدوجة، وتحديث المعلومات المتعلقة بالتأمينات التي انتهت صلاحيتها، أو تحويل نماذج البيانات القديمة، واستخدام هذه المحركات كفرص تدريب للموظفين لممارسة مهارات جودة البيانات، وتتبع عدد السجلات المصوبة وقياس الأثر على العمليات في المراحل النهائية مثل تقديم المطالبات والإبلاغ عنها.

خاتمة

ومن شأن الحفاظ على دقة البيانات في مجال الرعاية الصحية أن يؤدي إلى بذل جهود مستمرة على نطاق المنظمة بأسرها، تمس كل جانب من جوانب تقديم الرعاية الصحية، وذلك باعتماد نهج منظم يشمل مراجعة الحسابات المنتظمة، والتوحيد القياسي، وتدريب الموظفين، وتكنولوجيا التحقق، والإدارة القوية، يمكن للمقدمين أن يقللوا بشكل كبير من الأخطاء وعواقبها في المراحل النهائية، وتفضي البيانات الدقيقة إلى توفير رعاية أكثر أمانا، وإلى تحسين دقة البيانات المتعلقة بصحة السكان، وإلى زيادة تعزيز قاعدة البيانات التي تُدفع على نحو أفضل نحو أفضل نحو يتسم بالأولوية.