Table of Contents

هزینه های بیش از حد از دائمی Interruptions

در یک محل کار متصل، اعلان ها معادل دیجیتالی یک ضربه بر شانه تبدیل شده اند - به جز اینکه ده ها، گاهی صدها بار در روز اتفاق می افتند، این پدیده که اغلب به نام "شکار بی اثر" نامیده می شود، فقط کارکنان را اذیت نمی کند؛ عملکرد شناختی را تضعیف می کند، نرخ خطا را افزایش می دهد و توانایی تصمیم گیری صدا را کاهش می دهد، زمانی که هر خواسته، توجه مغز وارد یک چارچوب اطلاع رسانی عمیق می شود، و یا هشدار های پشتیبانی از سوی اپراتورهای اطلاعات، هشدار دهنده های کاربردی، برای مدیریت دقیق، و یا هشدار های پشتیبانی از مشتری را به تیم های کاربر، ارائه می دهد.

درک هشدار اضطراری در مقابل اهمیت

اولین گام برای مدیریت هشدارها این است که همه اعلان ها برابر ایجاد نمی شوند [[۱] یک شکست سیستم بحرانی و به روز رسانی وضعیت کم اولویت هرگز برای همان پهنای باند ذهنی رقابت نمی کند.The آیزنهاور، یک ابزار مدیریت زمان کلاسیک، یک لنز مفید ارائه می دهد: طبقه بندی هر هشدار به عنوان FLT:0urgent و مهم [F:2]

ساخت یک سیستم اولویت بندی

در عمل، ترجمه آن ماتریس به سه گره هشدار. Tier 1 شامل هشدارهایی است که نیاز به پاسخ فوری دارند - نقض امنیتی، قطع خدمات یا اورژانس پزشکی. Tier 2 مواردی را پوشش می دهد که نیاز به پاسخ یک روزه دارند اما یک پاسخ فوری مانند افزایش مشتری یا یادآوری مهلت 3 شامل همه چیز دیگر است: به روز رسانی های معمول، گزارش های خودکار یا اعلان های رسانه های اجتماعی با اختصاص دادن یک نوع هشدار، می تواند آنها را سرکوب کند.

نقش قوانین افزایش هشدار

بسیاری از سیستم عامل های نظارت و مدیریت ناوگان (مانند Directus اجازه می دهد تا شما را به پیکربندی قوانین تشدید، به عنوان مثال، اگر یک هشدار Tier 1 در عرض پنج دقیقه تایید نمی شود، سیستم می تواند یک پاسخ دهنده پشتیبان را اطلاع دهد. تنظیم این قوانین تا قبل از اینکه هشدار های کم توجهی را نادیده گرفته و از افتادن بحرانی از طریق ترک ها نیز تصمیم گیری در مورد معامله ذهنی برای تصمیم گیری در مورد اینکه چه چیزی در مورد چه چیزی بعدی قرار گیرد.

آموزش ابزارهای مدیریت اطلاع رسانی

سیستم عامل های مدرن و برنامه های کاربردی کنترل قوی برای اعلان های تایمینگ فراهم می کنند، به جای اینکه با یک هشدار مقابله کنید، دستگاه های خود را پیکربندی کنید تا آنها را در منبع کنترل کنید.

فیلترهای System-Level

حالت Focus Assist و macOS Sonoma به شما اجازه می دهد برنامه ها و برنامه های خاص لیست را تنظیم کنید و در طول روزهای شلوغ از این برای مسدود کردن تمام اعلان ها استفاده کنید به جز آنهایی که از ابزار اصلی کار شما (به عنوان مثال داشبورد مدیریت ناوگان یا یک خط مستقیم از سرپرست شما) استفاده کنید، گروه های اطلاع رسانی خلاصه iOS و هشدار های کم اولویت و از پیش تعیین شده آنها را در زمان های برنامه بدون اجازه دادن به شما می دهند.

تنظیمات کاربردی – Application-Specific Settings

در برنامه های بحرانی ماموریت، به عنوان مثال، Slack ترجیحات اطلاع رسانی را بررسی کنید، به شما اجازه می دهد برنامه های اطلاع رسانی سفارشی و هشدار های کلمه کلیدی را تنظیم کنید.مشتریان ایمیل مانند Outlook یا Gmail اجازه می دهند قوانینی ایجاد کنید که به طور خودکار هشدارهای خاصی را به یک پوشه “بازبازبازبازهای بازرسی” منتقل می کنند.

استفاده استراتژیک از حالت Do Not Disturb

"Do Not Disturb" (DND) بیش از یک ویژگی خواب است.هنگامی که عمدا مستقر شده است، آن را به یک لنگر بهره وری تبدیل می شود.

دانلود بازی Scheduling DND Blocks

ساعت های شناختی اوج خود را شناسایی کنید – زمانی که بهترین کار عمیق خود را انجام می دهید.برای اکثر افراد، این دو تا سه ساعت اول روز کاری است که در طول این پنجره DND را در تمام دستگاه ها فعال می کنید و به تیم خود بگویید که شما در یک " بلوک فوکوس" هستید و مسائل فوری باید از طریق یک کانال ارتباطی ثانویه (به عنوان مثال، یک تلفن یا یک ساعت استفاده فیزیکی از دست رفته در این عمل می تواند دوباره بهبود یابد).

ایجاد استثنا برای هشدارهای انتقادی

البته حتی در بلوک های تمرکز، برخی از هشدارها نمی توانند صبر کنند. اکثر حالت های DND به شما اجازه می دهند استثنائاتی ایجاد کنید – به عنوان مثال، اجازه می دهد تا تماس ها از لیست یا اعلان های خود از برنامه های خاص برای ارسال کنندگان ناوگان، برنامه مدیریت ناوگان ممکن است تنها استثنا در طول DND باشد. برای کارکنان IT، داشبورد نظارت ممکن است از طریق کلید مجاز باشد: تنها به سیستم های مداخله انسانی فوری نیاز دارد.

برنامه ریزی پردازش Batch of Alerts

با واکنش به هر لحظه که به آن می رسد، یک مجازات ثابت تغییر زمینه را ایجاد می کند.تحقیقات از دانشگاه کالیفرنیا، ایروین نشان می دهد که به طور متوسط 23 دقیقه طول می کشد تا پس از وقفه بات زدن دوباره تمرکز شود.

زمان-Boxing Your Review Windows

به جای چک کردن اعلان ها به طور مداوم، فواصل خاصی را برای بررسی هشدار تنظیم کنید.برای مثال، هر 90 دقیقه 10 دقیقه طول می کشد تا تمام هشدار های انباشته شده را اسکن کند، قسمت 2 را پردازش کنید و قسمت 3 را در خارج از آن پنجره ها قرار دهید، تمام اعلان های غیر بحرانی را نادیده بگیرید، که اغلب به آن ها “زمان جعبه” گفته می شود، به خصوص هنگامی که با تکنیک Pomodoro جفت می شود، که در آن 25 دقیقه با استفاده از یک وقفه 5 دقیقه ای که از آن استفاده می شود، کار می کند.

پردازش Batch برای رهبری تیم

اگر شما یک تیم را مدیریت می کنید، سیاست “ساعت های وقت” را در نظر بگیرید که در آن تیم موافقت می کند پیام های غیر محرک را در طول ساعات خاص ارسال نکند، در عوض، می توانند سوالات یا هشدار ها را در یک سند مشترک یا یک کانال اختصاصی Slack که شما در زمان تنظیم شده بررسی می کنید، قرار دهند.این رویکرد به زمان تمرکز همه احترام می گذارد و موج وقفه های واقعی را کاهش می دهد.

هشدار های سازمان دهی شده توسط زمینه و کانال

هنگامی که هشدارها در یک جو فرو می آیند، مغز انرژی را هدر می دهد که تصمیم می گیرد کدام یک از آنها متعلق به کدام دامنه هستند. ۸۹ هشدار از طریق متن باعث می شود که پردازش آنها سریع تر و کمتر تخلیه شود.

کار در مقابل جدایی شخصی

اگر قبلاً این کار را نکرده اید، اعلان های حرفه ای و شخصی باید بر روی دستگاه های کاملاً مجزا یا پروفایل های خوب نگهداری شوند، بسیاری از تلفن ها اکنون از پروفایل های کاری که اپلیکیشن های کاری و اعلان های آن ها را جدا می کنند، پشتیبانی می کنند.هنگامی که در یک زمینه کاری هستید، به آن پروفایل تغییر دهید؛ زمانی که از ساعت خارج می شوید، کاملاً سکوت کنید، این جدایی از هشدار کار به زمان شخصی و برعکس جلوگیری می کند.

گروه بندی توسط پروژه یا سیستم

در هشدارهای کاری، از پوشه ها، برچسب ها یا کانال ها برای اعلان های گروهی توسط پروژه، مشتری یا سیستم استفاده کنید، به عنوان مثال، یک دسته از “Customer Alerts” ایجاد کنید، یک دسته “Server Monitor” و یک دسته “Admin Tasks”، هنگامی که شما هشدار پردازش دسته بندی می کنید، با یک دسته در یک زمان مقابله کنید.این بخش متنی باعث کاهش سرعت ذهنی و ذهنیت مناسب می شود.

خودکارسازی پاسخ ها و فیلترها

اتوماسیون نیروی نهایی برای مدیریت اطلاع رسانی چند برابر است، با داشتن ماشین های کنترل روال، شما خودتان را برای استثنایی آزاد می کنید.

استفاده از IFTTT و Zapier برای هشدارهای روتین

اگر یک هشدار یک پاسخ قابل پیش بینی را ایجاد کند – مانند داده های ورود، ارسال خلاصه ایمیل یا ایجاد یک کار در ابزار مدیریت پروژه – به عنوان مثال، هشدار کم سوخت از یک وسیله نقلیه ناوگان می تواند به طور خودکار یک بلیط برای تیم تعمیر و نگهداری مانند IFTTT و Zapier صدها برنامه بدون نوشتن یک خط کد (F:0: دستورالعمل های اطلاع رسانی خودکار در جهت تبدیل به اهداف خودکار، اتصال داده می شود.

فیلترهای هوشمند و یادگیری ماشین

سیستم عامل های اطلاع رسانی پیشرفته در حال حاضر از یادگیری ماشین برای شناسایی الگوها استفاده می کنند، به عنوان مثال، یک سیستم می تواند یاد بگیرد که هشدار های خاصی هرگز بر روی آنها عمل نمی کنند و به طور خودکار آنها را تخریب می کنند، به طور مشابه، می تواند تشخیص دهد که یک هشدار بخشی از یک الگوی تکراری است و یا نسخه های بعدی را سرکوب می کند، اگر ابزار شما از این ویژگی ها پشتیبانی می کند، آنها را به صورت دستی فیلترهایی بر اساس پاسخ تاریخی خود ایجاد کنید: اگر شما به طور خاص یک نوع هشدار داده نشده است یا به آن هشدار داده اید، یا آن را حذف کنید، یا شخص دیگری هشدار دهید.

تکنیک های روانشناختی برای کاهش واکنش پذیری هشدار

مدیریت هشدارها به اندازه یک نظم ذهنی به عنوان یک روش فنی است. اتخاذ ذهنیت خاص می تواند استرسی را که با یک بار اعلان ها همراه است، کاهش دهد.

دانلود آهنگ زیبای The Ping-First Ritual

خودتان را به عنوان مواردی که پردازش می شوند، آموزش دهید، نه پاسخ به زمانی که شما یک اعلان را می بینید، به جای پاسخ فوری، ابتدا تصمیم بگیرید که چه چیزی نیاز دارد: عمل، نمایندگی، برنامه ریزی یا حذف این گام ذهنی تقسیم شده، واکنش پاولوفیایی واکنش بدون فکر را از بین می برد، به طور خودکار و به طور قابل توجهی کاهش سرعت برای پاسخ دادن به هر نوع پینگ.

پذیرش پوشش کامل Im

FOMO (ترس از از دست دادن) بسیاری از اضطراب هشدار را به شما می دهد، قبول کنید که گاهی اوقات یک هشدار غیر بحرانی را از دست می دهید و این مسئولیت های پشتیبان گیری Delegate را قابل قبول است تا اگر یک هشدار انتقادی به نوعی نادیده گرفته شود، شخص دیگری آن را دریافت کند.

مدیریت هشدار همکاری برای تیم ها

هنگام مدیریت هشدار در محیط تیمی، استراتژی های فردی کافی نیست.این گروه باید هنجارهای و ابزار مشترکی را ایجاد کند.

تعریف "Urgent" به عنوان یک تیم

یک جلسه تیمی را برای تعریف اینکه چه چیزی یک هشدار Tier 1 را تشکیل می دهد، به این دلیل که "urgent" یک شخص دیگر است، "FYI" معیارهایی را که شامل می شود، به عنوان مثال، هر هشدار که می تواند باعث قطع مشتری، یک خطر ایمنی یا یک مهلت قانونی از دست رفته شود - و آنها را در یک فضای مشترک ارسال کنید، سپس هر گونه عدم اطلاع از طریق یک کانال غیررسانی (به روز رسانی ایمیل یا وضعیت غیر فوری) هشدار دهید.

استفاده از یک ماتریس ارتفاعی

یک ماتریس تشدید رسمی نقشه هایی را که در طی چند ساعت، از جمله پشتیبان گیری، در طول روزهای شلوغ، هنگامی که چندین هشدار به طور همزمان آتش می زنند، ماتریس مانع از تکرار تلاش می شود و تضمین می کند که هر هشدار متعلق به کسی است که عملیات ناوگان را انجام می دهد، دیال هشدار هشدار راهنمایی عملی ارائه می دهد از چگونگی اجرای یک ساختار کار بدون هیچ عملیات سخت و یا هر گونه عملیات یک فرد را حفظ می کند.

ساعات آرام مشترک

ساعت های آرام سازمان پیاده سازی که در آن هشدارهای غیر ضروری سرکوب می شوند، این می تواند دو ساعت اول صبح یا در طول دوره های کاری عمیق باشد. بسیاری از ابزارهای مدیریت پروژه در حال حاضر از یک حالت فوکوس پشتیبانی می کنند که اعلان های خاموش برای کل تیم در طول این پنجره ها را خاموش می کند.

نظارت و استراتژی هشدار شما

هیچ استراتژی ای از روز اول کامل نیست، کلید این است که رویکرد مدیریت هشدار خود را به عنوان یک سیستم در حال تحول که شما بر اساس داده ها اصلاح می کنید، درمان کنید.

بررسی اعلان اعلان های اعلانی شما

در پایان هر روز شلوغ، پنج دقیقه وقت صرف بررسی ورود به اطلاع رسانی خود کنید که در واقع هشدارها را انجام می دهید؟ کدام یک را نادیده می گیرید؟ برای مثال، الگوهایی که باعث تغییر غیرضروری شده اند، ممکن است متوجه شوید که یک سیستم خاص هر 30 دقیقه یک هشدار را ارسال می کند، حتی اگر این مسئله قبلا حل شده باشد.

تنظیم کننده Tier Thresholds

به عنوان تغییرات کاری، آستانه های سطوح 1، 2 و 3 ممکن است نیاز به تنظیم داشته باشد.آنچه در طول یک پنجره تعمیر و نگهداری حیاتی بود ممکن است در طول عملیات عادی معمول باشد (یک بار یک چهارم یا پس از هر تغییر عمده) برای بررسی تعاریف لایه ای و قوانین تشدید شده خود را به هر تیمی که کانال های هشدار یکسان را به اشتراک می گذارد، ارسال و اطلاع رسانی کنید.

جستجو در

اگر یک تیم را مدیریت می کنید، از اعضای تیم بپرسید که آیا سیستم مدیریت هشدار فعلی به شما کمک می کند یا مانع آن می شود، ممکن است بینش هایی در مورد هشدارهایی که پر سر و صدا، تکرار یا نادرست هستند، داشته باشند.یک فرهنگ بهبود مستمر در اطراف اطلاع رسانی بهداشت از خستگی هشدار جلوگیری می کند.

همه چیز را با هم قرار دهید: یک روز شلوغ آبی

در اینجا یک طرح گام به گام برای استفاده از استراتژی های بالا در یک روز خاص است:

  1. (FLT:0) شب قبل از آن را آماده کنید.[۱۰] [FLT ۱] هشدار های برنامه ریزی شده روز بعد را بررسی کنید و یا هرگونه که مهم نیست، برنامه DND خود را برای بلوک صبحگاهی تنظیم کنید.
  2. با یک صف روشن [در آغاز روز] شروع کنید، هر هشدار شبانه را در یک دسته 10 دقیقه ای پردازش کنید.
  3. حالت تمرکز فعال در طول جلسه کاری عمیق 90 دقیقه ای، DND را با تنها استثناهای Tier 1 مجاز می سازد.
  4. بررسی در نقاط شکسته.[۱۰] پس از جلسه تمرکز خود، یک وقفه ۱۰ دقیقه ای را بردارید و تمام هشدار های Tier ۲ و Tier ۳ را جمع آوری کنید. از چهار طرف اولویت برای تصمیم گیری در مورد چگونگی رسیدگی فوری در مقابل.
  5. به شدت تهاجمی [FLT 1] [در دوره های شلوغ]، هر چیزی که توسط شخص دیگری قابل اداره باشد باید بلافاصله اختصاص داده شود.
  6. با یک خنک کننده خاتمه دهید.[۱۰] در پایان روز، یک حسابرسی ۵ دقیقه ای از ثبت نام اطلاع رسانی خود را انجام دهید.

نتیجه گیری: توجه خود را دوباره اعلام کنید

مدیریت چندین هشدار در طول روزهای شلوغ در مورد پاسخ سریع تر نیست - در مورد طراحی یک سیستم است که توجه محدود شما را به اولویت بندی هشدارها، استفاده از سیستم عامل و ابزار برنامه، استفاده از DND استراتژیک، بررسی دسته بندی، به یاد آوردن هر گونه تغییر در زمینه، خودکار سازی پاسخ های روتین و همکاری در هنجارهای مشترک، شما به طور چشمگیری می توانید هرج و مرج را کاهش دهید، نتیجه نه تنها افزایش بهره وری، بلکه اطلاع رسانی بیشتر است که حتی بهتر است و حتی تغییر در هدف بعدی.